「社員証を紛失してクビになることはあるのか？」と気にされる方がいるかもしれませんが、社員証を紛失したことでクビになるようなことは基本的にはありません。
ただし、社員証を紛失することで企業にとってはさまざまなリスクが発生します。そのため、社員証は紛失しないように適切に管理しなければなりません。
本記事では、社員証の紛失によるリスクや社員証を紛失した場合の正しい対応について解説します。また、社員証・入館証カードの紛失防止対策グッズについても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
社員証を紛失してクビになることはある…？
社員証の紛失は、手続きの手間やセキュリティリスクが伴うため、企業にとっては好ましくない状況です。しかし、社員証の紛失だけで「会社に重大な損害を与えた」とは判断されません。
企業の規則にもよりますが、1度目の場合は、始末書程度の処分で対処されることが多く、即クビになることはありません。ただし、再三の注意があったにもかかわらず、繰り返しの紛失があった場合、報告を意図的に怠った場合には、企業によっては厳しい処分が下されることも考えられます。
特に、紛失した社員証が不正利用されて企業に損害が生じた場合、解雇のみならず、賠償請求の対象となる可能性もあるため、社員証の取り扱いには注意が必要です。
社員証の紛失によるリスク
社員証を紛失した場合のリスクは多岐にわたります。主なリスクは以下のとおりです。
- 個人情報の漏えい
社員証には顔写真、名前、会社名、部署名などの情報が記載されているため、これらの情報が第三者の手にわたると、個人のプライバシーだけでなく、企業のセキュリティリスクにも影響を与える。
- 社員証の悪用
社員証が競合企業の従業員に拾われた場合、企業の機密情報が漏洩し、悪用されるおそれがある。情報の漏洩えいは、企業の評判を落とし、経営に影響を与えかねない。
- 企業の社会的評価の低下
落とした社員証を見た人が「責任感のない社員がいる」と感じた場合、悪用はされなくとも、企業のイメージダウンにつながるおそれがある。
社員証を紛失することにより、これらのリスクが生じます。このようなリスクは個人だけの問題ではなく、企業にとって大きなリスクであるといえます。
そのため、社員証は適切に管理し、紛失することのないように努めなければなりません。
社員証を紛失した場合の正しい対応
社員証を紛失した場合の正しい対応について解説します。
ここでは、個人と企業それぞれの側面から紹介します。
個人としての対応
社員証を紛失した際は、冷静に対応することが求められます。まずは、上長や関連部署への報告が不可欠です。なぜなら、社員証にはさまざまなセキュリティ情報や個人情報が記載されており、紛失によるリスクが生じるおそれがあるためです。
さらに、会社への報告が終わったら、次は紛失した場所や状況を特定しましょう。自宅の可能性がある場合は、家族に確認、通勤途中であれば記憶を辿って探すなど、速やかに行動する必要があります。
このように、社員証を紛失した場合は会社へ速やかに報告し、積極的に探すようにしましょう。
会社の担当者としての対応
社員証は、入退室管理に利用している場合があり、紛失した社員証で不正アクセスのおそれがあります。そのため、紛失が確認されたら社員証の利用を停止するシステムの操作を迅速に行わなければなりません。
具体的には、紛失している社員証の利用を停止し、社内へ入室できないようにすることが重要です。また、紛失した社員へ新しい社員証を準備する必要があります。すぐに準備ができない場合は、貸出用のIDカードを用意しておくと便利です。
さらに、紛失した社員に対しては、再発行の手続きだけでなく、セキュリティの重要性を再認識させる教育も必要です。場合によっては、反省文や始末書などの提出を求め、紛失した本人に、今後の管理方法について考えてもらうようにしてください。
社員証・入館証カードの紛失防止対策
社員証の紛失は重大な問題であるため、万が一に備えて、具体的な紛失防止対策を施すことが重要です。以下は紛失防止策として取り入れた方がよい対策事例です。
- 業務時間外の不要な持ち歩きを避ける
- 自宅や会社での社員証の置き場所を固定する
- ネックストラップやリール付きカードケースなどのグッズを活用する
- スマートタグ等の盗難防止グッズを使用する
紛失を防止するには、本人の意識的なことも重要ですが、紛失防止対策グッズの活用がおすすめです。
対策グッズの使用により、社員証を常に身につけておくことができるため、どこかで落す心配がありません。社員証を紛失しないか不安な人は、対策グッズの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
社員証・入館証カードの紛失防止対策グッズ
社員証・入館証カードの紛失防止対策について理解できたところで、次は社員証・入館証カードの紛失防止対策グッズを紹介します。主な対策グッズは次の3つです。
- カラビナ付きコイル リングキーホルダー
- ロッキングハードケース
- 強化松葉
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
カラビナ付きコイル リングキーホルダー
1つ目の紛失防止対策グッズは、「カラビナ付きコイル リングキーホルダー」です。社員証にこの商品に取り付けることで、社員証を落としてしまうリスクが軽減します。まず、このカラビナ付きコイル リングキーホルダーの仕様をご紹介します。
- カラー：黒
- サイズ：全長 約20㎝
・黒コイル（太さ6㎜）・片側カラビナ4cm・片側リング1.6Φ・外径2.2cm
- 数量：100個～
- 納期：約2週間
特にカラビナ部分をビジネスバッグや通勤カバンに付けておくことで、荷物と一緒に持ち運びでき、紛失のリスクを大幅に軽減します。
ロッキングハードケース
カードを取り出せないように鍵をかけられる特殊なケースです。このカードケースから社員証を取り出すには、専用のオープナーが必要です。このロッキングハードケースの仕様をご紹介します。
- 形状：横型／横入式
- 内寸：（幅） 約86mm×（高さ） 約54mm
- 表面：つや消し仕上げ（紫外線カット率が高くカードの色褪せを防止）
- 材質：硬質ポリカーボネート製で衝撃に強い
- 特徴：標準的な厚さのカード（約0.8㎜）なら3枚まで収納できる
ロッキングハードケースの特徴は、1度カードを入れたら専用オープナーで開けるか、壊さない限り社員証を取り出せません。そのため、カードの落下防止や紛失、盗難防止に効果的です。また、カード情報の改ざんや不正流用を防げます。
強化松葉
優れた耐摩耗性、耐疲労性により、コードが丈夫で切れにくい、日本製の強化松葉です。
カードケースの穴に強化松葉を通すことにより、取り付けが可能です。
強化松葉には、ほかの物に取り付けられるリングが付いているため、このリングを利用してさまざまな物にカードケースを取り付けられ、カードケースに入った社員証の落下防止や紛失防止につながります。
ここまで紛失防止対策グッズについてご紹介しました。気になる商品がありましたら、以下のリンクから詳細をご確認ください。
社員証の紛失防止対策は重要
ここまで、社員証の紛失によるリスクや社員証を紛失した場合の正しい対応について解説しました。
社員証を紛失したとしても、基本的にクビになる心配はありません。ただし、社員証を紛失することで、情報漏洩やなりすましによる不正アクセスなどのリスクが伴うため、日頃から適切な紛失防止対策が重要となります。
紛失防止にはさまざまな対策グッズがあるため、自分のライフスタイルに合わせた防止対策を実践してみてください。